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6 Dicas para causar boa impressão no atendimento online com chatbot

Causar uma boa impressão é mais do que fundamental hoje, pois a velocidade de propagação de notícias é muito alta. Logo, se um cliente sente-se mal atendido, isto vai repercutir em inúmeros outros consumidores, denegrindo a marca e a empresa.

Por esta razão, a central de atendimento ao cliente deve sempre procurar atender seus consumidores de forma eficiente, rápida e respeitosa. Principalmente, quando o processo é realizado de modo online.

Os consumidores mais modernos, que estão acostumados à alta velocidade e ao grande volume de informações, querem um atendimento online com essas características. Para tanto, a aposta das empresas é o chatbot, uma ferramenta que consegue automatizar o atendimento.

Porque utilizar a ferramenta de automação?

Uma central de atendimento pode receber vários clientes em pouco tempo, ou não receber nenhum contato durante alguns minutos. Esta disparidade de demanda faz com que seja inviável manter uma equipe muito grande, por outro lado, é inconveniente manter uma equipe muito pequena.

A ferramenta de automação, por sua vez, consegue atender a várias pessoas ao mesmo tempo, permanecendo ativo, o que permite resolver os problemas até dos consumidores que ligam fora da hora comercial, ou em finais de semana.

Além disso, com a inteligência artificial, é possível personalizar o atendimento, promovendo uma impressão positiva e melhorando a imagem da empresa, algo que deixa o cliente mais satisfeito. Este contentamento repercute no feedback positivo dos clientes, fazendo com que outras pessoas sejam atraídas para a empresa e, posteriormente, tornem-se consumidores.

Como melhorar a impressão na central de atendimento?

Quando um consumidor é mal atendido, ele reclama e, com a abrangência da internet, ele pode ser ouvido por centenas, milhares de outros clientes e possíveis consumidores. Esta cadeia pode trazer vários problemas para uma marca.

O chatbot auxilia no atendimento, porém é necessário tomar alguns cuidados para que a automação não se torne repetitiva, complexa demais e entediante para o consumidor. Conheça algumas dicas que podem ajudar o setor.

  • Os clientes querem agilidade: esperar muito tempo por uma resposta sempre foi algo difícil de aguentar, ainda mais quando a internet fornece várias distrações que podem parecer mais interessantes.

Por esta razão, a ferramenta de automação tem de conter uma lógica que consiga entender o problema facilmente e responder com agilidade e velocidade ao cliente.

  • Eficiência: de nada adianta um atendimento rápido e ágil se as soluções propostas não funcionam. É necessário ter qualidade no atendimento online. Neste aspecto, a automação pode funcionar como uma triagem para os problemas mais complexos, os quais necessitam de uma pessoa qualificada para atender.

Isto é garantido com a capacitação das pessoas para que elas estejam preparadas para os problemas mais complexos.

  • Aproveite as novas tecnologias: o mundo tecnológico oferece várias ferramentas que auxiliam no contato com o cliente, facilitando a solução de problemas e promovendo uma experiência mais personalizável, que faz com que o consumidor se sinta especial.

Conhecer bem este universo e saber quais são as opções é essencial para quem quer um setor de atendimento mais eficiente. Isto permite aplicar ferramentas na realidade da empresa, seja para gerir o atendimento ou para promover uma interação mais próxima com o consumidor.

  • Personalização: uma equipe deve estar focada nos mesmos objetivos e com algumas estratégias padronizadas. Porém, é importante fazer com que o consumidor se sinta especial e bem tratado em todas as situações.

Com o chatbot, é possível tratar cada problema com uma estratégia específica, a qual se adequa a cada problema, o que garante uma solução mais eficiente.

  • Comunicação interna: conversar com os clientes para auxiliá-los é o principal objetivo do setor de atendimento. No entanto, comunicação interna também é essencial, pois existem informações e dados que podem ser úteis para um ou outro cliente.

Ao utilizar a automação, este processo é facilitado, já que é possível consultar os dados automaticamente.

  • Não deixe o cliente esperando: muitas vezes, o problema do consumidor é de difícil solução, e necessita que a equipe aprofunde seus conhecimentos para descobrir como ajudá-lo. Contudo, o cliente não quer esperar para receber uma resposta.

Uma estratégia que apresenta bons resultados é a resposta rápida, falar que a equipe está trabalhando para solucionar o problema, e fazer com que o cliente saiba que está sendo ouvido.

Outra dica importante neste quesito é personalizar a linguagem, aproximando a empresa do consumidor, utilizando palavras que representem tanto a marca como o público-alvo.

O chatbot é uma ferramenta muito útil para reduzir a sobrecarga na equipe de atendimento ao cliente e aumentar a agilidade do serviço. Contudo, é necessário tomar um cuidado especial com as regras de automação, levando em conta sempre o bem estar do consumidor.

A central de atendimento é o setor que se comunica diretamente com os consumidores, por isso, ela  é de grande importância para a reputação de uma marca. Converse conosco e descubra mais dicas para melhorar o atendimento online.

Ariane Souza